MailPilot: gestione ordini email con l’AI
Gli ordini arrivano in casella, ognuno nel suo formato. MailPilot li legge, ne estrae i dati e prepara una scheda strutturata: l’operatore controlla, corregge se serve e la invia al gestionale. Sviluppato da ALEN in collaborazione con Codeploy.
La casella ordini è una coda da smaltire
Dove si perdono le ore
I clienti mandano gli ordini via email come preferiscono: testo libero, tabelle, allegati. Prima di diventare un ordine, ogni richiesta passa dalle mani di un operatore che la legge e la trascrive nel gestionale o nel TMS.
Nei giorni di picco la coda si allunga, e gli errori su date, quantità e riferimenti emergono tardi: al ritiro, in fatturazione o con un reclamo del cliente.
Formati diversi
Ogni cliente scrive a modo suo, e nessun modulo riesce a imporre un formato unico.
Ricopiatura manuale
Il tempo dell’ufficio operativo se ne va in trascrizione, non in gestione delle eccezioni.
Errori scoperti tardi
Una data o un peso sbagliati emergono solo quando il problema è già arrivato al cliente.
01 · Arriva la richiesta
Il cliente scrive come ha sempre fatto, senza moduli e senza cambiare abitudini.
«Domani alle 13:30 ritiro a Malpensa Cargo City, 8 colli per 1.024 kg, consegna Frankfurt Airport.»
02 · L’AI compila la scheda
MailPilot legge il testo e gli allegati e riconosce i campi dell’ordine.
Cliente, tratta, date, colli, peso, allegati e note operative vengono estratti in un form strutturato, pronto da verificare.
03 · L’operatore controlla
Il disponente rivede la scheda, corregge i campi se serve e la invia al gestionale.
Un flusso a stati (da gestire, preso in carico, rettifica, confermata, approvata) mostra a tutto l’ufficio dove si trova ogni richiesta.
04 · I clienti ordinano da soli
Chi preferisce può usare il portale: inserisce gli ordini e ne segue lo stato.
Fino al cut-off il cliente può modificare l’ordine; dopo, l’ordine passa in approvazione automaticamente.
Estrazione dei dati
Testo libero e allegati diventano campi d’ordine, qualunque sia il formato del cliente.
Flusso a stati
Ogni richiesta ha uno stato visibile: nessun ordine resta indietro o viene lavorato due volte.
Portale clienti
I clienti inseriscono gli ordini e ne seguono lo stato, con modifiche fino al cut-off.
L’AI prepara, l’operatore decide
MailPilot non sostituisce l’ufficio operativo: gli toglie il lavoro ripetitivo e gli lascia il controllo.
Nessun dato entra nei tuoi sistemi senza la conferma di un operatore. MailPilot lavora a monte del gestionale, dell’ERP o del TMS che usi già e passa loro dati verificati. Software, AI, consulenza e formazione possono rientrare nelle misure regionali e nazionali per la digitalizzazione delle imprese: verifichiamo insieme quelle attive per la tua azienda.
